“الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك”.
هكذا كانت تحثني والدتي على عدم تضييع الوقت واستغلاله فيما يفيدني، كانت تعلمني مهارات إدارة الوقت بما
يتناسب مع سني، وكانت دائمًا ما تخبرني عن أهمية الوقت؛ فنشأت وأنا أقدس قيمته وساعدني هذا كثيرًا على النجاح في حياتي وعملي.
ساعدتني إدارة الوقت على التنظيم وترتيب الأولويات. بالطبع، لقد اختلف الأمر كثيرًا عن أيام طفولتي، ولكنني اهتممت بمعرفة كل ما يطور لدي مهارات إدارة الوقت.
وقد ظهر الفرق جليًا بيني وبين صديقي المقرب الذي لم يهتم بتنظيم وقته بما يتناسب مع مهامه؛ فأصبح مشغولًا دائمًا،
وعادة ما يطغى عمله على حياته الشخصية والاجتماعية؛ ولذا أهديتُ صديقي كتاب إدارة الوقت بين التراث والمعاصرة، ونصحته بتعلم مهارات وتقنيات إدارة الوقت.
سنتحدث في هذا المقال عن إدارة الوقت، وأنواعه ومتطلباته ومهاراته، وسنتطرق إلى إدارة الوقت في العمل، فتابع معنا هذا المقال.
إدارة الوقت (Time management)
تُعرف إدارةُ الوقت بأنها الطريقة التي تضع بها الخطط لتنظم وقتك لأداء مهام محددة في وقت أقل وبفاعلية أكثر.
تتيح لك الإدارة الجيدة للوقت أن تعمل بشكل أكثر ذكاءً وبجهد أقل، وتنتج أيضًا المزيد من المهام في وقت أقل.
يشعر الكثير منا أنه لا يوجد وقت كاف في اليوم، وأن الـ 24 ساعة تبدو وكأنها وقت قصير لنتمكن من أداء مهامنا والاستمتاع بحياتنا، ولكن هل سألت نفسك لِمَ يستطيع بعض الأشخاص تحقيق الكثير في وقت قليل وبفاعلية أكثر؟
يستطيع هؤلاء الأشخاص إدارة وقتهم بفاعلية حتى عندما تتزاحم عليهم ضغوط العمل، ولكن الخبر السار أنه يمكنك
أن تتعلم مهارات إدارةِ الوقت لتنقذ تلك الساعات التي تضيع هباءً من يومك، ولتتمكن من إنجاز الكثير من المسؤوليات بفاعلية أكبر وجهد أقل.
اقرأ أيضًا: إدارة الوقت للأطفال
تود الحصول على المزيد من المقالات المجانية على ترياقي؟ اشترك الآن ليصلك كل جديد!
متطلبات إدارةِ الوقت
دعنا نواجه الأمر، نحيا جميعًا حياة مزدحمة مليئة بمهام العمل والحياة الشخصية، وقد يجد كثير منا نفسه عاجزًا عن أداء مهامه بالطريقة التي يتمناها، ولكن هناك ثلاثة متطلبات أساسية تحتاجها لكي تنجح في إدارة وقتك.
تشمل متطلبات إدارة الوقت:
- التنظيم.
- تحديد الأولويات.
- وضع الأهداف.
من المؤكد أنه سيتوفر لديك الكثير من الوقت عندما تبدأ في تنظيمه، ووضع الخطط والأهداف، وإنجازها في الوقت المحدد لها.
ولكن تعد إدارةُ الوقت والأولويات لب الموضوع، ينبغي لك أن تحدد أولوياتك وترتبها الأهم فالمهم؛ لتتمكن من أداء مهامك في الوقت المحدد وعدم تراكمها عليك.
أنواع إدارة الوقت
ويقصد بها التقنيات المستخدمة في إدارةِ الوقت بفاعلية.
تركز أفضل تقنيات إدارةِ الوقت على تطوير ذاتك وكيفية إدارة مهاراتك على الوجه الأمثل، وتشمل أنواع إدارة الوقت:
قائمة المهام
تعد هذه الطريقة رغم بساطتها أكثر طرق إدارة الوقت فاعلية، وهناك الكثير من التطبيقات الحالية (To Do List) التي يمكنك استخدامها على الجوال.
تساعدك قائمة المهام على التركيز على ما تود إنجازه، وتكفيك نظرة عابرة على تلك القائمة لتذكِّرك بالمهام التي يجب عليك إتمامها.
وإنها لمتعة أن تضع قائمة بمهامك؛ فمن خلالها يمكنك تصور ما تريد إنجازه، ثم تشق طريقك لتحقيق ذلك.
ترتيب الأولويات
إن كانت قائمة المهام هي خطوتك الأولى في طريقك لإدارة الوقت، فإن ترتيب الأولويات هي الخطوة الثانية لتحقيق ذلك.
إدارة الوقت والأولويات هي جوهر الأمر، فعليك أن ترتب مهامك وأولوياتك تبعًا لأهميتها، عليك أن تضع الأهم فالمهم!
لا تضع وقتك في المهام الأقل أهمية تاركًا المهمة الأساسية للنهاية؛ ولذا عليك اكتشاف المهام الأكثر قيمة لك لتوليها الاهتمام الأكبر فلا تجعلها في ذيل قائمتك.
التحكم في مصادر الإلهاء
من السهل جدًا أن يتشتت انتباهنا من مصادر الإلهاء المحيطة بنا، ونفقد تركيزنا وتدفق أفكارنا، وهو ما يؤثر في إتمام المهمة في وقتها.
وعلى الرغم من معرفتنا لعوامل التشتت التي تؤثر فينا، فإننا نقع فريسة لها!
عليك أن تحدد المشتتات التي تؤثر في تركيزك، وحاول تجنبها وتعلم كيفية التعامل معها؛ لتنجح في إدارة وقتك بفاعلية.
الجدول الزمني
كن منظمًا، وضع جدولًا زمنيًا لكل مهمة عليك تحقيقها مع ما يتناسب معها؛ وهو ما يساعدك على تنظيم وقتك بين مهام عملك اليومية، ويضعك تحت الضغط “الصحي” لإنجاز العمل في وقته.
يعد الجدول الزمني هو أهم التقنيات المستخدمة في إدارة الوقت في العمل؛ فهو يمنعك من تضييع يومك كله في مهمة
واحدة في حين يمكنك أداء عدة مهام في اليوم.
يساعدك الجدول الزمني كذلك على أداء مهمة واحدة في وقت محدد؛ وهذا ما يجعلك أكثر إنتاجية.
تتبع كيف تقضي الوقت
لن تستطيع إدارة وقتك بفاعلية، إن لم تدرك كيف تقضي وقتك في المقام الأول.
يساعدك تتبع الوقت على معرفة نفسك، وما يلهيك، ويسلط الضوء على الساعات التي تضيع هباءً دون فائدة مرجوة؛
وهو ما يساعدك على إجراء تغييرات فعالة لتجنب ذلك.
إدارة الوقت في العمل
تضرك إضاعة الوقت في ساعات العمل؛ إذ تؤثر سلبًا في إنتاجيتك، وتجد نفسك دائمًا مشغولًا دون نتيجة تُذكَر،
وقد تفوِّت الكثير من مواعيد التسليم النهائية، وتجد من هم أقل منك سنًا قد سبقوك فقط لأنهم أكثر تنظيمًا ويجيدون إدارة وقتهم.
مهارات إدارةِ الوقت في العمل
هناك الكثير من المهارات التي تساعد على إدارةِ الوقت وزيادة الإنتاجية، وتشمل مهارات إدارةِ الوقت:
ابدأ مهامك مبكرًا
ركز أولًا على ما يمكنك تحقيقه، وابدأ مهامك مبكرًا في أول اليوم؛ لتتجنب التسويف.
ضع حدودًا لكلمة “نعم”
قد تكون مشكلتك الحقيقية هي قبول العديد من المسؤوليات التي يلقيها الآخرون على عاتقك بهدف أن تترك تأثيرًا إيجابيًا لديهم.
ضع حدًا لعدد الوظائف أو المهام التي يستوعبها جدولك الزمني؛ كي تستطيع إتمامها في وقتها المحدد.
ضع قائمة بمهامك ورتب أولوياتك
الأهم فالمهم هي القاعدة الذهبية؛ فلا تغفلها!
ضع قائمة بالمهام والمسؤوليات التي عليك القيام بها، ويجب عليك تحديثها بانتظام خلال اليوم.
استخدم الجدول الزمني
سبق وذكرنا أن الجدول الزمني يساعدك على أداء مسؤولياتك في الوقت المحدد لك، ويساعدك أيضًا على تصور المهام التي قد تحتاج إلى مزيد من الجهد، وفهم السرعة التي يمكنك أن تنجزها بها.
ركز على مهمة واحدة في كل مرة
يظن بعض الأشخاص أن تعدد المهام هي استراتيجية فعالة في إدارةِ الوقت.
ولكن وُجد أن التركيز على إتمام مهمتين “الواحدة تلو الأخرى” أكثر فاعلية من إنجاز عدة مهام في نفس الوقت.
خصص لنفسك بعض الوقت
اقرأ كتابًا، أو شاهد فيلمًا تحبه، أو مارس هوايتك المفضلة، أو شارك في الأنشطة التي تستمتع بها، أو قم برحلة عائلية أو مع أصدقائك.
خصص لنفسك بعض الوقت؛ فهذا من شأنه أن يقلل من مستويات الإجهاد والتوتر لديك، ويمنحك الهدوء والراحة؛
كي تعود نشيطًا وتكمل من جديد.
هل اختلف مفهوم إدارة الوقت في يومنا الحاضر عن الماضي؟
يسير عالمنا الحالي بخطى سريعة؛ فقد تقف تائهًا في بعض الأحيان وتجد الجميع من حولك يهرول كل في طريقه.
وقد اختلفت تقنيات إدارةِ الوقت في الوقت الحالي عما كانت عليه سابقًا، وكذلك اختلفت المسؤوليات الملقاة على عاتقنا، واختلفت رؤيتنا وطريقة حياتنا عما كانت عليه في الماضي.
يمكنك قراءة كتاب إدارةِ الوقت بين التراث والمعاصرة؛ لترى كيف كان المسلمون في القرون الأولى حريصون على
إدارة أوقاتهم، وهو ما انعكس على حضارتهم التي سادت العالم، وكم تأخرنا نحن عن سيادة العالم من جرّاءِ إضاعتنا لأوقاتنا.
اجعل شعارك “الوقت من ذهب إن لم تدركه ذهب”، وإن كنت تشكو ضياع ساعات يومك الثمينة فيما لا يفيد؛ فعليك أن تتخذ خطوات جادة لإصلاح ذلك، وتتعلم مهارات إدارة الوقت.
